Buddy Punching: è davvero possibile prevenire questo fenomeno?

Il fenomeno del Buddy Punching è una pratica fraudolenta perpetrata ai danni delle aziende che può costare cara in termini economici e produttivi.

Per prevenire comportamenti disonesti sul luogo di lavoro, come appunto le timbrature effettuate al posto altrui, è possibile implementare sistemi di controllo accessi e rilevazione presenze innovativi ed efficaci.

Ma l’evoluzione tecnologica deve fare i conti con la vigente normativa sulla protezione dei dati personali.

Scopriamo di più al riguardo.

Tra le tecnologie attualmente disponibili sul mercato per la prevenzione del buddy punching vi è il riconoscimento biometrico.

Infatti, è possibile verificare l’identità di un soggetto andando a misurare o analizzare le sue caratteristiche biologiche e comportamentali uniche. Ad esempio i lineamenti del volto, l’impronta digitale, la retina, l’iride, la voce o la geometria della mano.

Tuttavia, l’adozione di sistemi biometrici finalizzati al monitoraggio delle presenze dei dipendenti in azienda si scontra con diverse problematiche inerenti la Privacy e la sicurezza di dati altamente sensibili, che vanno preservati da usi impropri e violazioni.

Nei sistemi di presenza biometrici più comuni, il personale può timbrare gli ingressi e le uscite sul posto di lavoro attraverso:

• una timbratrice marcatempo dotata di scanner per il rilevamento dell’impronta digitale
• un dispositivo biometrico basato sul riconoscimento facciale.

Entrambi individuano l’identità del soggetto confrontando le caratteristiche biometriche rilevate con quelle dei template acquisiti in fase di enrolment. In caso di corrispondenza, il sistema convalida l’accesso e la registrazione dell’orario di ingresso e di uscita.

Nel dettaglio:

• dapprima ciascun modello biometrico viene associato ad un ID (codice numerico), precedentemente assegnato all’utente mediante un software di gestione, insieme alle generalità anagrafiche
• dopodiché, i dati biometrici raccolti vengono criptati con specifici algoritmi e resi inutilizzabili se non per l’identificazione univoca e la marcatura della presenza.

La metodologia sopradescritta si rivela utile nel contrastare le timbrature effettuate per conto di dipendenti non presenti sul luogo di lavoro (il cosiddetto buddy punching).

I dati biometrici sono a tutti gli effetti dati personali poiché riguardano persone fisiche identificabili, e pertanto sono soggetti alle disposizioni normative previste dal Codice Privacy e dal GDPR.

I principi cardine che regolano il loro trattamento sono quelli di liceità, proporzionalità e minimizzazione. In sostanza, occorre bilanciare le esigenze dell’organizzazione aziendale e il diritto alla privacy dei lavoratori coinvolti.

In ambito lavorativo, l’attuale regolamentazione prevede:

• la legittimità del controllo accessi biometrico limitatamente al presidio di aree sensibili, potenzialmente pericolose o adibite alla custodia di beni di valore
• l’inammissibilità dell’impiego generalizzato di strumenti biometrici atti a rilevare le presenze dell’organico aziendale, come si evince dai molteplici provvedimenti sanzionatori emessi dal Garante. Difatti, ad oggi non esiste un’idonea base giuridica che soddisfi i requisiti imposti dal Codice e dal Regolamento Europeo per legittimare il trattamento di tali dati.

Salvo rare eccezioni giustificate, secondo l’Autorità è opportuno implementare un sistema di rilevazione presenza meno invasivo della privacy individuale, parimenti efficiente e proporzionato alla finalità del trattamento.

Eltime offre soluzioni avanzate per la rilevazione delle presenze che consentono di avere il pieno controllo sul regolare espletamento delle prestazioni lavorative, nel rispetto della normativa in vigore.

Grazie a un’ampia gamma di sistemi hardware e software altamente configurabili, siamo in grado di soddisfare le esigenze di PMI e grandi aziende, sia del settore pubblico che privato, operanti in qualunque ambito.

Mettiamo a disposizione di ogni business tecnologie e strumenti all’avanguardia volti a semplificare ed ottimizzare il processo di acquisizione e gestione dei dati di presenza del personale, in azienda o fuori sede.