Case history: la soluzione Eltime per la rilevazione presenze dell'Università La Sapienza

Eltime ha progettato il sistema di rilevazione presenze dell’Università La Sapienza, uno dei poli formativi più grandi e prestigiosi d'Europa.

Non solo per la sua vasta offerta di corsi, ma anche per le sue dimensioni: è tanto estesa da sembrare una vera e propria città.

Con sedi sparse in tutta la regione del Lazio, coordinare la gestione del personale tra questi diversi luoghi era una sfida mai affrontata prima.

L’ Università La Sapienza ci ha richiesto una vera e propria rivoluzione nell'ambito della gestione del personale.

Ogni dipartimento, ogni facoltà, funzionava come una sorta di entità amministrativa autonoma, con il suo sistema per la gestione delle presenze. Questa frammentazione aveva portato a difficoltà nella raccolta e nell'analisi dei dati sul personale.

L'ufficio centrale del personale aveva quindi un obiettivo chiaro: trovare un modo per centralizzare sia la componente hardware che quella software, con un occhio particolare all'uniformità delle regole e degli algoritmi.

Eltime ha accettato la sfida, creando un mix delle proprie soluzioni per realizzare una proposta su misura per le esigenze specifiche dell'ateneo.

In particolare per La Sapienza abbiamo scelto:

• Sostituzione dei terminali: abbiamo iniziato sostituendo i terminali esistenti con quelli della Solari di Udine, garantendo omogeneità nella raccolta dei dati.
• Software avanzato: l'università aveva bisogno di dematerializzare completamente i processi come le richieste di giustificativi d'assenza e le autorizzazioni per gli straordinari. Con il software di Eltime, queste procedure, precedentemente cartacee, sono diventate completamente digitali.
• Controllo accessi: a causa della vastità dell'università e delle sue molteplici sedi, era essenziale garantire la sicurezza in determinate aree. Abbiamo fornito sistemi di controllo all'ingresso, assicurando che solo il personale autorizzato potesse accedere a determinate aree.
• Nuova generazione di hardware rilevazione presenze: nel 2021, tutti i terminali hardware sono stati sostituiti con quelli di nuova generazione, che includono anche un kit per la lettura dei QR code, utili per verifiche come quella del Green pass.

Eltime non è nuovo nel fornire soluzioni di rilevazione presenze avanzate e personalizzate. Tuttavia, lavorare con La Sapienza ha richiesto un livello di precisione e attenzione ai dettagli ancora maggiore.

In particolare, le nostre soluzioni sono state scelte per:

• Flessibilità: Grazie al software Solari di Udine, abbiamo potuto personalizzare la soluzione in base alle esigenze specifiche dell'università.
• Visibilità selettiva: Nonostante l'utilizzo di una piattaforma centralizzata, ogni dipartimento ha potuto mantenere una certa autonomia, visualizzando e gestendo solo i dati di sua competenza.
• Gestione efficiente: Con migliaia di personale da gestire, sia docente che non, la nostra soluzione ha garantito una gestione efficiente e fluida, riducendo al minimo le complicazioni e gli errori.