Differenze e integrazione tra sistemi di Time Tracking e rilevazione presenze

Quali sono le differenze tra sistemi di Time Tracking e rilevazione presenze? E quali sono i vantaggi derivanti da una soluzione integrata?

Scopriamolo di seguito.

Per capire ciò che differenzia il Time Tracking dalle rilevazione presenze bisogna innanzitutto spiegare in cosa consistono queste due procedure:

• Il Time Tracking è l’attività che consente di misurare ed analizzare il tempo dedicato ad ogni singolo progetto, commessa e cliente. In altre parole si tratta di un processo di rendicontazione delle ore lavorate che permette di valutare la redditività e il margine aziendale che si ha su uno specifico prodotto o servizio, relativamente alle risorse umane.
• Invece con il termine rilevazione delle presenze si intende la registrazione dell’orario di lavoro svolto dal personale dipendente in sede o a distanza. In particolare, si rileva l’orario di inizio e di fine dell’attività lavorativa, nonché le eventuali pause effettuate nell’arco della giornata. La presenza viene registrata mediante timbratura virtuale, badge e cartellini, affinché il datore di lavoro possa controllare il corretto svolgimento dell’orario lavorativo e calcolare il totale delle ore di presenza/assenza a fine mese.

In conclusione, possiamo riassumere così la differenza tra rilevazione presenze e time tracking: mentre il primo processo è finalizzato alla puntuale raccolta delle timbrature dei dipendenti, il secondo consente di sapere a quale tipologia di attività, progetto o commessa sono associate le ore lavorate da ciascuna risorsa.

L’integrazione del sistema di time tracking con un software per la rilevazione presenze è importante perché:

• eleva l’efficienza operativa. Questa sinergia riduce significativamente il tempo e gli errori associati alla rendicontazione manuale delle ore lavorate, garantendo un tracciamento preciso ed accurato delle presenze
• migliora il processo decisionale. L’analisi dei dati in tempo reale fornisce il pieno controllo su ogni progetto, commessa e cliente, agevolando l’individuazione di eventuali scostamenti economici o quantitativi e le azioni da intraprendere in base ai risultati raggiunti
• assicura la congruenza tra le ore inserite in contabilità analitica e quelle di presenza del personale dipendente
• semplifica la pianificazione e l’allocazione delle risorse. Amministratori e responsabili dispongono di informazioni complete e puntuali per pianificare al meglio attività, responsabilità e carichi di lavoro.

Il modulo applicativo TimeSheet per la rendicontazione delle ore lavorate è integrato nel software per la rilevazione e gestione delle presenze Startweb.

Attraverso un’unica piattaforma web based è possibile gestire automaticamente non solo la presenza, ma anche il monitoraggio puntuale e preciso dell’attività svolta dal dipendente. Infatti il gestionale dispone di una completa interfaccia grafica dedicata alla consuntivazione delle ore lavorate, che contiene già il risultato dell’elaborazione dell’orario lavorativo della risorsa o eventuali giustificativi di assenza.

Inoltre, TimeSheet snellisce il flusso delle comunicazioni tra il personale e l’organizzazione aziendale, digitalizzando e automatizzando l’intero processo di compilazione, verifica e autorizzazione della rendicontazione dell’attività lavorativa.

Semplice, innovativo e dotato di tutte le funzionalità per un’evoluta rilevazione di tempi e attività, TimeSheet si adatta con flessibilità a diversi modelli di gestione aziendale. Permette di creare differenti archivi per un’efficace categorizzazione delle ore lavorate:

• clienti
• commesse e sottocommesse
• attività
• centri di costo
• ordini interni

Infine, strumenti di reportistica avanzata offrono l’opportunità di effettuare analisi dettagliate sulla rendicontazione eseguita dagli utenti, visualizzando statistiche in forma aggregata e puntuale.