Rilevazione presenze: obiettivi delle aziende e perplessità dei dipendenti

In questo articolo scopriamo quali sono gli obiettivi che le aziende si propongono di raggiungere attraverso l’implementazione di un efficace sistema di rilevazione presenze.

Dall’altro lato invece, esploriamo i potenziali dubbi e le perplessità che i lavoratori potrebbero avanzare riguardo agli strumenti adottati in azienda.

Relativamente alla rilevazione delle presenze, in cima agli obiettivi delle aziende troviamo:

• riduzione costi
• risparmio di tempo
• ottimizzazione dell’impiego del personale

Tra le priorità aziendali vi è senza dubbio quella di ridurre le spese gestionali attraverso un efficace tracciamento delle ore lavorate. In quest’ottica, un sistema automatico di rilevazione presenze consente di:

• minimizzare il rischio di frodi perpetrate a danno dell’impresa, come il buddy punching o l’intenzionale mancata timbratura del badge per coprire uscite anticipate o ritardi, affinché vengano comunque retribuiti dall’azienda
• mantenere il pieno controllo sul lavoro straordinario autorizzato, retribuendo solo le ore effettivamente svolte
• evitare errori di calcolo e trascrizione che potrebbero comportare un aggravio di spesa.

Ottimizzare la gestione del tempo in azienda in ambito HR è un obiettivo condiviso da qualunque organizzazione, a prescindere dalle sue dimensioni.

Le soluzioni di rilevazione presenze digitali permettono di aumentare l’efficienza e la produttività riducendo significativamente le tempistiche di raccolta, controllo e gestione dei dati di presenza e assenza dei dipendenti.

La digitalizzazione delle procedure interne libera risorse importanti che possono essere allocate a task strategiche per il business.

Oltre a conoscere in tempo reale chi si trova sul posto di lavoro e per quanto tempo, un’azienda ha la necessità di ottimizzare l’impiego del personale. Ad esempio pianificando la forza lavoro, studiando trend di presenza e modelli comportamentali o monitorando il tasso di assenteismo.

Un software moderno ed evoluto per la gestione delle presenze deve quindi garantire la produzione di report ad uso interno, così come la facile estrapolazione dei dati per analisi statistiche, al fine di individuare eventuali criticità e prendere decisioni informate.

Rimanendo nel campo della rilevazione presenze, i dubbi dei dipendenti potrebbero riguardare:

• la complessità e la mancata trasparenza del sistema adottato in azienda
• la tutela della loro privacy

Una procedura di rilevazione presenze complessa e farraginosa potrebbe generare perplessità e incontrare le resistenze del personale. Al contrario, tanto più sarà facile e intuitivo marcare la propria presenza sul luogo di lavoro, maggiore sarà l’osservanza quotidiana di tale adempimento.

Inoltre, gli strumenti che consentono l’accesso immediato al registro delle entrate e uscite effettuate, come le App per la timbratura virtuale, dissipano i dubbi dei lavoratori in merito alla trasparenza del metodo di tracciamento.

L'innovazione tecnologica ha portato sul mercato modelli di marcatempo dipendenti all’avanguardia, il cui uso ha sollevato questioni importanti attinenti alla tutela della privacy. Tra questi vi sono i sistemi biometrici, che implicano il trattamento dei dati sensibili di un dipendente, e le timbrature geolocalizzate, per le quali il Garante della Privacy ha previsto specifiche garanzie.

Indipendentemente dalla soluzione implementata in azienda, è fondamentale adeguarsi alla normativa vigente e spiegare chiaramente ai lavoratori quali dati vengono raccolti e in che modo viene garantita la loro sicurezza.

Le soluzioni proposte da Eltime rappresentano un'efficace risposta alle esigenze delle aziende che desiderano risparmiare tempo e risorse, dotandosi di sistemi di rilevazione presenze in grado di semplificare l’intero processo e la vita dei loro dipendenti.

I nostri prodotti hardware e software consentono di implementare un’architettura su misura, sviluppata ad hoc in base a:

• numero di lavoratori
• dimensioni e sedi dell’impresa
• livello di automazione desiderato
• volontà di investimento.

Gli elementi software per la rilevazione presenze rappresentano la componente funzionale al salvataggio e all’elaborazione delle registrazioni effettuate dal dipendente. La nostra gamma di soluzioni include:

• StartWeb: software per la gestione presenze flessibile e ampiamente configurabile, dotato di un set di funzionalità avanzate che agevolano la dematerializzazione delle procedure di amministrazione
• App per timbrature geolocalizzate: applicazione mobile semplice e intuitiva, compatibile con la nostra piattaforma START e altri gestionali in uso in azienda
• TermTalk: software sviluppato per l’acquisizione in tempo reale delle timbrature dei dipendenti rilevate tramite la componente hardware.

Le nostre soluzioni hardware per la rilevazione presenze sono costituite da una gamma di terminali lettori di badge tecnologicamente avanzati, che assicurano il massimo in termini di affidabilità e performance.

L’ampio ventaglio di tecnologie disponibili (RFID, lettura ottica, rilevazione magnetica e biometrica) e il design versatile dei nostri prodotti rendono estremamente semplice trovare la soluzione ottimale per ogni organizzazione.